Dans ce nouvel article que certains d’entre vous m’ont demandé, on va parler
de mon « assistante virtuelle », que je salue cordialement au passage ! et qui a mis en ligne cet article, entre autre !

Voici quelques-unes des questions que l’on peut se poser au moment de franchir le pas et que je voulais évoquer avec vous : sommaire !

    • Quelles sont les raisons pour lesquelles j’ai choisi de recruter une VA ?
    • Comment la recruter ?
    • Comment la former ?
    • Quel est le coût ?
    • Quels sont les points positifs et négatifs ?

On ne pourra que « survoler » ces questions qui feront peut-être l’objet d’articles plus détaillés et que je pense aussi mettre dans mon livre numéro 2 en préparation et surtout dans ma formation « super organisé » qui sort prochainement !

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Avant de commencer : définition

« VA » désigne communément « virtuelle assistante », c’est un terme en vogue notamment depuis le succès planétaire du livre « la semaine de 4h » de Tim Ferriss un auteur entrepreneur et conférencier Américain qui a écrit sur « l’art » de déléguer et d’automatiser certaines tâches chronophage de sa vie professionnelle et personnelle.

Si vous ne l’avez pas encore lu, je vous invite à le commander sur Amazon grâce à mon lien partenaire, ou jeter un oeil sur mon article ici.

« un entrepreneur est débordé ? »

« Tim » a ouvert la voie ; non, être débordé et surchargé ou submergé n’est pas la fatalité d’un entrepreneur, il peut exister des alternatives. Il s’agit de penser à sa surcharge comme pour le reste de son activité : avec méthodologie.

Pourquoi embaucher une VA ?

Je pense que dès que vous avez lancé une activité, quelle qu’elle soit, faire appel à une VA va rapidement s’avérer si ce n’est indispensable, très utile.`

En effet, à moins que vous ne décidiez de vous arrêter à un business, un bien immobilier, etc et bien vous allez vouloir recommencer, et peut être même lancer une ou plusieurs activités, bref vous allez voir plus grand.

Comme on dit « l’appétit vient en mangeant » et croyez moi, c’est vrai !

Sauf que vous êtes encore dans le quotidien, dans votre « rat race » entre métro boulot dodo, mais aussi femme, enfants, tâches du quotidien : courses, ménage… (que l’on peut aussi déléguer !)

Bref vous consacrez peut-être 1h par jour à vous former, développer votre première activité et vous vous dites déjà : comment faire plus ?

Vous vous dites : si seulement mes journées faisaient 25h ou 26 h !

Alors vous le savez déjà et ça sera l’objet d’autres articles ici, qu’il existe des méthode pour mieux s’organiser dans le temps imparti, et qu‘il vous faut aussi accepter de faire des concessions ou de réorganiser son temps (cf Miracle Morning par exemple).

Mais il va falloir aussi envisager de DÉLÉGUER certaines tâches non essentielles.

Retour en arrière : le constat

9 août 2018 le première locataire de mon appartement de « courte durée » entre dans l’appartement que je vends de finir et de mettre en location. Je suis en vacances et très vite, je réalise (Ce que j’avais déjà en partie planifié et anticipé) que cette activité va nécessiter du travail et de l’investissement. Donc nécessité du temps.

En effet répondre aux messages des clients et gérer le planning des femmes de ménage, même si cela ne peut représenter au final que quelques minutes par jour, c’est du temps qui va venir empiéter sur le reste de mes projets en cours. (mon podcast, mon livre, youtube, le blog et mes formations et mes nouveaux investissements…)

Je cherche alors une solution pour ne plus m’occuper moi-même de ces actions. J’envisage un temps d’automatiser par des moyens techniques l’ensemble de ces tâches avec un outil tel que Zapier.

Mais le résultat n’est pas forcément à la hauteur de mes espérances et de toute façon je sais que certaines des tâches à venir devront être déléguées à une véritable personnes, une assistante capable de me « seconder » et être aussi force de proposition, bref je dois commencer à créer une équipe.

La conclusion est donc sans appel, j’ai besoin d’une assistante si je veux continuer à me développer.

Comment la recruter ?

Il y a de nombreuses questions sur le recrutement en lui-même.
Je ne pourrai pas toutes les DÉVELOPPER dans cet article.
quelle plate-forme ou site ?

  • quel critères ?
  • comment rédiger un contrat ?
  • comment instaurer la confiance ?

1. Les plate-formes

On peut citer les plus connus telles que : Upwork et 5euros.
En ce ce qui me concerne, j’ai recruté mon assistante suite à une petite annonce que j’avais déposée sur la plateforme Codeur.com.

2. Les critères

Ils sont propre à votre activité, mais il faut bien sûr évoquer les horaires, les différentes missions que vous voulez déléguer, parler de vos exigences sur les délais de réponse à vos demandes ou de production ainsi que les compétences dont vous avez besoin : Infographie, web, wordpress, montages vidéos, ou encore les langues vivantes que votre interlocuteur doit pouvoir maîtriser, parler ou écrire .

Ce n’est là encore qu’un petit aperçu des différents critères que vous pourriez utiliser pour rédiger votre annonce.

J’ai reçu une dizaine de candidatures de différentes personnes avec des profils divers et variés, aussi bien des auto-entrepreneurs, ou des sociétés plus ou moins spécialisées.

Ces personnes étaient basées pour certaines en métropole et pour d’autres dans des pays étrangers.

J’avais d’abord sélectionné le profil d’une personne qui me paraissait digne de confiance, mais qui au bout de seulement deux jours ne répondait plus à mes mails !

J’ai donc ensuite contacté une autre personne qui m’avait écrit, mais cela n’a rien donné, car elle avait des réticences quant à me faire des comptes-rendus précis sur le suivi de son activité. Elle avait peur d’être un peu trop surveillé.

Puis j’ai finalement trouvé Meriem. Elle aussi m’avait écrit, mais pas dès le début ce qui fait que je n’ai pas tout de suite vu son annonce !

Cela fait maintenant 2 mois que nous travaillons ensemble.

Meriem, mon assistante, est basée au Maroc, c’est une auto entrepreneuse, issue d’un cursus web, design et infographie.

Elle a déjà collaboré avec certains entrepreneurs du web connu comme Aurélien Amacker ou Yann Darwin. D’ailleurs Aurélien à même fait une vidéo de recommandation.

On se dit alors « parfait c’est elle qu’il me faut ! ». Soulagement.

3. Le contrat

À vrai dire en ce qui me concerne c’est un contrat verbal, une entente sur le taux horaire et sur mes besoins.

Libre à vous de matérialiser cela par un contrat écrit.

Pour la rédaction de contrat, il faudra se rapprocher d’un avocat spécialisé ou d’un service en ligne. (mes contrats sont rédigés par un avocat, il existe aussi le site capitaine contrat, légalstart…)

Le plus important je pense est un contrat de confidentialité/non divulgation.
Votre VA risque en effet d’avoir accès à des infos sensibles (Carte bancaire,compte, mais aussi Business modèle, produit, technique marketing etc en fonction de votre activité et du degré de délégation.
J’ai donc fait signer un document en ce sens (que j’ai obtenu auprès de mon service juridique légalstart).

4. La confiance

La confiance n’est pas un dû, elle se gagne, se mérite et n’est jamais définitivement acquise. On perd parfois confiance dans des personnes, y compris des personnes proches. Hélas.
je recommande donc de construire cette confiance étape par étape.

5. La formation : l’art et la manière.

La délégation de tâches est à mon sens un « art » et en tant que tel il y a des étapes à respecter avant d’en maîtriser tous les rouages. On ne devient pas un virtuose du jour au lendemain. Mais il y a un vrai intérêt a apprendre cette discipline.

Lorsque j’ai commencé, et même encore aujourd’hui, il arrive que tout ne fonctionne pas parfaitement. C’est le fruit d’une collaboration entre humains donc par définition imparfaite.

Tout « l’art » va être justement d’améliorer au fur et à mesure la collaboration et les processus pour diminuer et ramener à un seuil proche de zéro les erreurs et les oublis qui peuvent se produire (surtout au tout début).

Je pense qu’il serait illusoire de penser que cela va se faire tout seul facilement et sans aucune erreur.

Cela peut paraître paradoxal, mais pour gagner du temps dans la délégation, il va d’abord falloir (au début surtout) en investir pour apprendre à déléguer et pour former la personne à qui vous allez déléguer les tâches.
La bonne nouvelle, c’est que vous gagnez en expertise et que par la suite cela sera plus facile (avec de nouvelles tâches, de nouveau collaborateurs etc).

Ce qui pour vous est logique et facile va nécessiter de votre part de la pédagogie de la patience pour l’apprendre à votre assistante à le faire aussi bien que vous !

Une alternative est de passer par une société spécialisée capable d’identifier précisément vos besoins (et peut être les anticiper?) afin de vous décharger de la tâche d’apprendre à déléguer. Évidemment cela à un coût.

Pour ce qui est de comment la former : il va falloir lui expliquer par écrit, par audio, vidéo etc ce que vous attendez d’elle.

J’écris des mails, je fais également des captures vidéos de mon écran, et nous travaillons ensemble sur Dropbox, Gmail et Trello principalement.

Détailler ici tout le fonctionnement ne serait pas adapté donc si vous souhaitez en apprendre davantage alors inscrivez vous à ma newsletter

6. le coût

Il est lié à plusieurs variables :

Il est varie premièrement selon que vous passez par une personne installée en France ou une personne installée à l’étranger.

Deuxième il varie également selon que vous passez par une personne indépendante ou par une société.

Enfin le type de tâche et leur degré de technicité peut également faire varier le prix : un travail de traduction ou de codage de site est plus technique et plus cher qu’un travail de copier/coller ou de simple mise en page.

Au final le coût peut donc varier de 5€ à 20€, voir 50€ de l’heure et davantage. (certains free lance en vidéo ou design d’application demande 300 et jusqu’à 700€ de l’heure)

Ce coût est donc une donnée à prendre en considération par rapport à l’avantage que vous allez gagner en déléguant.

Mais il n’est pas toujours facile de faire un ROI (retour sur investissement) de cette délégation. Car ce temps gagné va s’apprécier sur des projets globaux à moyen ou long terme.

Si je prends mon cas personnel, le coup de mon assistante est de 10 € de l’heure. Charge à moi ensuite d’utiliser ce temps gagné pour me consacrer à d’autres activités et ainsi de les développer et gagner davantage.

Faire d’autres articles, faire des interviews et des vidéos, créer du contenu et déléguer le montage, la mise en ligne…Où bien encore prospecter des annonces immobilières, étudier des marchés, plutôt que de remplir des tableaux ou de faire de la mise en page de mes présentations bancaires…

points positifs et points négatifs

Positifs

  • Réussir à avoir plus de temps ! C’est incroyable !
  • L’esprit moins préoccupé par des détails : on libère la tête
  • Augmentation de la concentration sur les activités essentielles (lié au point précédent)
    Au global : plus grande efficacité dans les projets/lancements de nouveaux projets

négatifs

  • Le coût qui peut parfois être un frein et rédhibitoire surtout au début.
  • Le risque de perdre l’assistante déjà formée (et donc de devoir reformer même si cela va plus vite, car on est plus efficace la deuxième fois : logique)
  • La nécessité dans un premier temps de devoir fréquemment contrôler le travail ; INDISPENSABLE. La confiance n’exclut pas le contrôle. (c’est de Lénine… )
  • Le risque inhérent au partage de données sensibles.
  • Les erreurs ou la perte de temps lorsqu’une tâche est mal exécutée : cela arrivera nécessairement un jour ou l’autre et c’est quasiment inévitable, donc sachez-le, préparez vous au mieux et demandez vous toujours « je fais comment si…» (ayez un plan B en cas de « plantage » et éviter si possible de travailler dans l’urgence ! ).

Conclusion

J’espère que cet article vous a plu, pensez à me laisser un commentaire pour me dire ce que vous en avez pensé.

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Sachez aussi que je prépare ma formation « super organisé » et mon livre sur « Devenir organisé ».

Vous pouvez aussi me contacter par e-mail pour me suggérer des articles, vidéos ou si vous voulez participer au podcast « développement royal »!

À bientôt
Patrick